Dùng bot Giao việc

01 · KẾT NỐI

Bấm Start, chờ duyệt một lần

1. Mở @giao_viec_HLK_bot, kiểm tra đúng tên bot rồi bấm Start.
2. Bot gửi yêu cầu kết nối cho anh Lâm. Bạn chưa được xem việc khi yêu cầu còn chờ.
3. Khi anh Lâm liên kết đúng hồ sơ nhân viên và phê duyệt, bot báo đã cấp quyền. Bạn được sử dụng ngay, không cần Start lại hoặc nhập thêm mã.

Nếu đã Start trước đó, không cần gửi liên tục. Mỗi tài khoản chỉ cần một yêu cầu đang chờ. Tên Telegram có thể khác họ tên nhân viên, nên quản lý cần đối chiếu đúng người trước khi liên kết.

ⓘ Hai loại duyệt khác nhau: anh Lâm duyệt quyền dùng bot; anh Phương duyệt kết quả công việc. Được dùng bot chưa có nghĩa công việc đã được nghiệm thu.

02 · NHÂN VIÊN

Mỗi công việc là một tin riêng

Trong giờ làm việc, bot tự gửi các việc được giao cho bạn, gồm việc hằng ngày và việc dài hạn còn làm. Mỗi tin có mã việc, tên việc, hạn, yêu cầu và người làm cùng nếu có.

Muốn xem lại khi tin bị trôi, gửi /ds. Bot gửi danh sách và các tin việc còn chờ bạn báo Xong. Tin tổng có thể ghi cả việc bạn đã báo xong đang chờ quản lý duyệt.

Việc chưa đến Ngày giao, đã hủy hoặc đã hoàn tất không nằm trong danh sách còn làm. Nếu không thấy việc đáng lẽ thuộc về mình, nhờ người giao kiểm tra Người nhận và Ngày giao trên Airtable.

03 · BÁO CÁO

Chọn đúng việc trước khi gõ

Đang làm: báo Tiến độ

1. Kéo đến tin của đúng công việc và bấm 📝 Tiến độ.
2. Gửi cập nhật trong một tin nhắn văn bản: đã làm được gì, còn gì, có vướng mắc nào.
3. Chờ bot xác nhận đã lưu. Báo tiến độ giữ việc ở trạng thái đang làm.

Làm xong: báo Xong

1. Bấm ✅ Xong ở đúng tin việc.
2. Gõ kết quả thực tế trong một tin: số lượng đã làm, phần đã kiểm tra, vị trí bàn giao và vấn đề còn lại nếu có.
3. Chờ xác nhận lưu. Nút đổi sang ☑️ Đã báo xong, việc chờ người quản lý duyệt khi đủ người cùng làm báo xong.

ⓘ “Đã nhận” khác “Đã lưu”. Chỉ bấm nút chưa tạo báo cáo hoàn thành. “Đã nhận” là bot đã nhận nội dung; cần chờ xác nhận lưu vào hệ thống.

Báo cáo được nối vào ô Kết quả / Báo cáo trên dòng việc, kèm người báo và ngày giờ. Nội dung cũ được giữ để đọc lại ngay trên Airtable.

Một người chỉ nhập báo cáo cho một việc tại một thời điểm, trong 120 phút sau khi chọn nút. Muốn đổi việc, dùng /huy, chọn lại việc rồi gõ. Phiên hết hạn cần bấm lại nút; bot sẽ báo nếu nội dung chưa được lưu.

Bot hiện chỉ nhận báo cáo bằng chữ. Ảnh, tệp và bằng chứng đưa lên Airtable ở ô Tệp / Bằng chứng. Việc nhiều người cùng làm cần từng người báo phần của mình; không báo thay người khác.

04 · LÀM LẠI

Đọc lý do, dùng tin việc mới

Nếu quản lý chọn Chưa đạt, bot gửi tin ↩️ LÀM LẠI kèm lý do và nút Xong mới. Thực hiện phần cần sửa, sau đó bấm Xong ở tin mới nhất và báo cáo kết quả.

Nút ở tin cũ có thể đã xám hoặc không còn hiệu lực. Gửi /ds nếu cần tìm lại. Chỉ khi quản lý chọn Duyệt, việc mới chuyển Hoàn tất và bạn được thông báo.

05 · NGƯỜI DUYỆT CÔNG VIỆC

Duyệt kết quả, trả lại khi chưa đạt

Anh Phương nhận tin 🔍 Chờ duyệt khi những người được giao còn làm việc đã báo Xong. Tin có nội dung báo cáo để đối chiếu với yêu cầu của việc.

1. Đạt: bấm ✅ Duyệt. Bot chuyển việc sang Hoàn tất, ghi Ngày hoàn thành và thông báo cho nhân viên.
2. Chưa đạt: bấm ↩️ Chưa đạt, sau đó gõ lý do rõ ràng trong một tin. Bot trả việc về Đang thực hiện và gửi lại yêu cầu sửa.
3. Đối chiếu: mở dòng việc trên Airtable khi cần xem đầy đủ báo cáo và bằng chứng.

Nếu anh Phương chưa kết nối bot hoặc chính anh là người được giao việc, tin duyệt gửi anh Lâm. Quyền duyệt công việc không bao gồm quyền cho người mới vào bot.

Có thể duyệt trên Airtable: đổi sang Hoàn tất tương ứng đã duyệt; chuyển từ Chờ duyệt về trạng thái đang làm tương ứng trả lại. Khi trả lại, ghi lý do trong Kết quả / Báo cáo để nhân viên biết cần sửa gì.

06 · CHỈ ANH LÂM

Liên kết đúng một tài khoản

Người mới bấm Start sẽ tạo một thẻ yêu cầu có tên Telegram, username nếu có và User ID. Anh Lâm là người duy nhất được phê duyệt hoặc từ chối kết nối.

1. Đọc tài khoản Telegram ở đầu thẻ và xác nhận đó là người nào.
2. Bấm Phê duyệt để mở danh sách hồ sơ nhân viên. Dùng Trang trước / Trang sau nếu cần.
3. Đối chiếu lại tài khoản ở đầu tin, rồi bấm Duyệt: Họ tên (mã nhân viên) đúng người. Bấm tên là cấp quyền ngay.
4. Không nhận ra người gửi: dùng Từ chối hoặc giữ chờ để kiểm tra. Nhân viên không cần Start thêm sau khi đã được duyệt.

ⓘ Danh sách để chọn hồ sơ cho một người. Những tên hiện dưới thẻ là danh bạ Hilykan để liên kết với tài khoản ở đầu tin, không phải danh sách tài khoản đã vào bot. Tên Telegram giống tên nhân viên chưa tự chứng minh đúng người.

Xử lý lần lượt từng thẻ để tránh nhầm giữa nhiều màn chọn. Thẻ đã được xử lý không cần bấm lại. Nếu chọn nhầm, báo người quản trị đối chiếu tài khoản và hồ sơ; không chọn người khác trên thẻ cũ để thử sửa.

07 · NGƯỜI GIAO VIỆC

Giao việc ở đúng bảng

Tạo việc trong 61 Công việc nội bộ của Hilykan MS – Factory. Liên kết Airtable cần quyền truy cập phù hợp.

• Công việc: tên rõ kết quả cần làm.
• Người nhận (People): chọn đúng từng người thực hiện.
• Ngày giao: ngày bắt đầu nhận việc; ngày ở tương lai sẽ chưa gửi ngay.
• Hạn hoàn thành: thời hạn để bot hiển thị và nhắc.
• Mô tả / Tiêu chí hoàn tất: yêu cầu, số lượng và điều kiện nghiệm thu.

Bot kiểm tra việc mới khoảng 3 phút một lần trong khung gửi việc. Việc dài hạn giữ nguyên cho đến khi hoàn tất; không tự đóng cuối ngày. Việc lặp lại nên tạo dòng mới cho từng lần giao.

Hủy việc bằng trạng thái Đã hủy. Nhân viên nghỉ việc cần cập nhật hồ sơ nhân sự; bot dừng nhận/gửi cho trạng thái Exited hoặc Inactive. Không xóa các dấu kỹ thuật trong ô báo cáo vì bot dùng để nhận biết lượt làm và tránh lưu trùng.

08 · TRA CỨU NHANH

Lịch gửi và lệnh thường dùng

Việc tạo ngoài khung gửi sẽ được gửi ở lần đồng bộ trong giờ tiếp theo. Người vừa được duyệt vẫn có thể dùng /ds ngay để xem việc.

09 · KHI CẦN HỖ TRỢ

Kiểm tra trước khi gửi lại

Cần hỗ trợ: gửi người quản trị mã việc, tên tài khoản Telegram, thời điểm và ảnh chụp thông báo. Không gửi token, mật khẩu hoặc mã truy cập.