PHẦN 01
Bắt đầu sử dụng
Bot hỗ trợ việc gì?
Bot tiếp nhận yêu cầu đèn custom, lưu tài liệu dự án và hỗ trợ lập báo giá AI tham khảo nội bộ. Nhân viên phải kiểm tra thông số, số lượng và giá trước khi sử dụng. Báo giá tham khảo không tự trở thành báo giá đã duyệt gửi khách hoặc lệnh sản xuất.
Chuẩn bị trước khi gửi
Vào đúng nhóm Telegram “Order đèn customize Hilykan”. Nếu chưa có quyền vào nhóm, liên hệ người quản trị. Bot sử dụng trong nhóm: @bao_gia_HLK_bot.
Chuẩn bị 3 thông tin bắt buộc: tên dự án, tên khách hàng và số điện thoại khách hàng. Dùng thông tin khách thật; không điền số điện thoại của sale thay khách. Mã khách hàng và email không bắt buộc.
Luồng làm việc hằng ngày
1. Gửi /mau → sao chép mẫu và điền thông tin. 2. Gửi /rfq cùng nội dung đã điền và tài liệu nguồn. 3. Ghi lại mã HLK bot trả về và kiểm tra link Drive/QT nếu có. 4. Nếu bot hỏi thiếu thông tin, bổ sung đúng yêu cầu. 5. Kiểm tra file báo giá, lưu ý nguồn và các phần chưa xác nhận.
Nhớ mã yêu cầu
Mã dạng HLK-YYMMDD-NNN giúp bot chọn đúng hồ sơ. Trong hướng dẫn, HLK-261020-001 chỉ là mã minh họa. Khi thao tác, thay bằng mã bot đã cấp cho dự án của bạn. Không gửi ví dụ để tạo hồ sơ thử.
PHẦN 02
Tạo yêu cầu mới
Gửi /mau để lấy mẫu hiện tại. Khi tạo yêu cầu, dùng /rfq ở đầu tin nhắn. Mẫu dưới đây để sao chép; thay toàn bộ nội dung trong ngoặc vuông, xóa các dòng tùy chọn chưa có dữ liệu.
/rfq Dự án: [Tên dự án] Khách hàng: [Tên khách hàng] Số điện thoại khách hàng: [Số điện thoại khách] Mã khách hàng: [Nếu có] Email khách hàng: [Nếu có] Loại đèn: [Tên / mã từng loại đèn] Số lượng: [Số lượng và đơn vị từng loại] Kích thước: [Kích thước và đơn vị] Vật liệu / hoàn thiện: [Vật liệu, màu, bề mặt] Yêu cầu điện / nguồn sáng: [Thông số đã biết] Ngày cần báo giá: [Nếu có] Ngày mong muốn giao hàng: [Nếu có] Địa điểm giao: [Nếu có] Ghi chú: [Yêu cầu khác / phần chưa xác nhận]
Nếu có nhiều loại đèn
Tách rõ từng mã đèn và số lượng, đơn vị, kích thước, vật liệu tương ứng; hoặc gửi bảng XLSX có mã từng dòng. Ghi mã đèn trên bản vẽ/ảnh tương ứng để tránh ghép nhầm.
Thông số chưa biết: ghi “chưa xác nhận”, không đoán hoặc điền 0. Ngày giao, ngày cần báo giá và địa điểm chưa có không chặn báo giá tham khảo; thiếu thông số kỹ thuật thiết yếu có thể khiến bot tạm dừng.
PHẦN 03
Gửi ảnh và bản vẽ
Gửi cùng yêu cầu
Có thể gửi PDF, DXF, XLSX và ảnh PNG/JPEG. Đặt /rfq và nội dung yêu cầu ở caption của file; với album, đặt caption ở một file trong album. Không trộn nhiều dự án trong cùng một album.
Bổ sung cho hồ sơ đã có
Dùng Reply (Trả lời) vào đúng tin yêu cầu của dự án rồi gửi file. Ghi rõ mã HLK và mã đèn trong caption để dễ đối chiếu. Bản vẽ khách/sale gửi thuộc thông tin đầu vào; bản vẽ Hilykan tự triển khai được quản lý riêng.
File bổ sung thường chỉ được lưu, không tự tính lại giá. Sau khi gửi đủ tài liệu cho yêu cầu đang chờ, chủ động chạy:
/baogia HLK-261020-001
Nếu thiết kế hoặc số lượng đã thay đổi so với báo giá hiện có, dùng /baogialai kèm phần thay đổi rõ ràng (phần 4).
File lớn hoặc không đọc được
File Telegram trên 20 MiB: nén/chia nhỏ hoặc đưa lên Drive rồi nhập liên kết file. Tài khoản Drive của bot phải có quyền đọc; gửi link không đồng nghĩa bot đã nhận file.
/tailieu HLK-261020-001 [Liên kết file Drive]
Chờ xác nhận nhận file; sau đó dùng lệnh chạy lại phù hợp. DWG cần xuất sang PDF/DXF. Muốn giữ ảnh gốc, gửi dạng File/Document. File lớn có thể chỉ được liên kết từ Drive trên MS; kiểm tra thông báo đồng bộ thực tế.
PHẦN 04
Hỏi và sửa báo giá
Hỏi trước khi thay đổi
@bao_gia_HLK_bot HLK-261020-001 Báo giá hiện đang dùng số lượng và vật liệu nào?
Có thể Reply đúng câu trả lời/báo giá của bot để giữ ngữ cảnh. Câu hỏi tư vấn và trao đổi bình thường trong nhóm không tự sửa hồ sơ.
Đã thống nhất thay đổi: báo giá lại
/baogialai HLK-261020-001 Đổi số lượng mã D01 từ 4 cái thành 6 cái. Giữ nguyên kích thước, vật liệu và các mã còn lại.
Nêu đúng mã đèn, giá trị cũ/mới và đơn vị. Có thể Reply một tin tổng hợp thay đổi rồi gửi /baogialai cùng mã. Không yêu cầu bot tự suy ra quyết định từ toàn bộ cuộc trao đổi.
Cần sửa lại toàn bộ brief
Dùng /sua MÃ rồi gửi lại yêu cầu đầy đủ như phần 2. Giữ đúng dự án và khách hàng của hồ sơ. Nếu nhận diện khách/dự án bị sai, liên hệ quản trị để đối chiếu; không tự tạo hồ sơ khác để né lỗi.
/sua HLK-261020-001 Dự án: [Tên đúng của dự án hiện có] Khách hàng: [Tên khách của hồ sơ] Số điện thoại khách hàng: [Số đã xác minh] [Toàn bộ nội dung yêu cầu đã cập nhật]
Các lần cập nhật phải theo cùng mã HLK và cùng hồ sơ QT; bản cũ được giữ trong lịch sử. Luôn kiểm tra phiên bản bot trả về, nhất là khi Reply tin cũ.
PHẦN 05
Đọc kết quả và xử lý lỗi
Xem yêu cầu đang ở đâu
/trangthai HLK-261020-001
Đọc trạng thái, phiên bản, lý do tạm dừng, tình trạng Hilykan MS và link Drive. Có link Drive hoặc mã QT chưa có nghĩa báo giá đã hoàn tất.
Bot báo HOLD / thiếu dữ liệu
HOLD nghĩa là đang tạm dừng để làm rõ. Đọc đúng phần bot yêu cầu: số lượng, đơn vị, kích thước, vật liệu, cột giá hoặc nguồn tài liệu. Bổ sung có mã HLK hoặc Reply đúng tin; giữ cùng hồ sơ. Sau đó dùng /baogia hoặc /baogialai theo tình huống.
Bot im lặng hoặc chưa đồng bộ
Tin trao đổi thường không gọi bot nên có thể không được trả lời. Kiểm tra đúng nhóm, đúng @bao_gia_HLK_bot và mã HLK. Dùng /trangthai trước khi gửi lại. Nếu báo CHỜ ĐỒNG BỘ, lỗi gửi file hoặc kết quả chưa rõ, báo quản trị kèm mã và ảnh chụp thông báo; không lặp /rfq tạo yêu cầu mới.
Kiểm tra trước khi dùng file
Đúng khách/dự án và phiên bản mới nhất; đủ mã đèn; đúng số lượng, đơn vị, kích thước, vật liệu; đúng tiền tệ, đơn giá và tổng; đọc nguồn giá, giả định, thuế và phần chưa xác nhận. Giá AI/web không phải chi phí thực tế hay giá thương mại đã duyệt.
Tài liệu nằm ở đâu?
Mở link Drive do bot trả về: 00 Thong-tin-KH giữ yêu cầu/tài liệu đầu vào; 01 Bao-gia giữ các bản báo giá và lịch sử; 02 Ban-ve-trien-khai dành cho phương án kỹ thuật Hilykan triển khai. Không xóa bản cũ khi có bản mới.
PHẦN 06
Phần dành cho quản lý
Nhân viên mới chỉ cần nắm phần 1–5. Phần dưới dành cho người được phân quyền cập nhật file giá do Phương chỉnh sửa.
Cập nhật báo giá Phương
Theo quy tắc đang lưu, anh Lâm và Phương được yêu cầu cập nhật. File nguồn là XLSX do Phương gửi trong đúng nhóm. Người có quyền Reply trực tiếp file và ghi đúng một mã dự án:
@bao_gia_HLK_bot cập nhật báo giá HLK-261020-001 lên Drive và Airtable
Nếu bot hỏi chọn cột giá, số lượng hoặc tiền tệ: đối chiếu file rồi Reply lại đúng file với quyết định rõ ràng. Ví dụ cú pháp dưới đây chỉ minh họa, không phải mặc định:
@bao_gia_HLK_bot cập nhật báo giá HLK-261020-001 lên Drive và Airtable; giá=J; sl=4,2,2,1; tiền=VND
giá= chọn cột giá trong mẫu hỗ trợ. sl= theo đúng thứ tự từng dòng của file. Chỉ xác nhận VND khi có căn cứ. Không dùng số ví dụ cho dự án thật. Nếu không rõ, hỏi người phụ trách trước khi cập nhật.
Chỉ hoàn tất khi có xác nhận
Kiểm tra bot xác nhận cùng QT, đúng giá/số lượng/tổng và đã lưu file/đồng bộ. Việc cập nhật không tự gửi khách, chốt đơn hoặc mở sản xuất.
Tra cứu nhanh
/mau — lấy mẫu /rfq — tạo yêu cầu mới /trangthai MÃ — xem trạng thái /baogia MÃ — chạy lại sau bổ sung /baogialai MÃ + thay đổi — sửa và báo giá lại /sua MÃ + brief đầy đủ — cập nhật toàn bộ yêu cầu /help — xem hướng dẫn từ bot